Ersetzendes Scannen – Stand Januar 2015

Im Rahmen der neuen Techniken zur online-gestützten „digital-papierlosen“ Buchführung stellt sich für den Praktiker die Frage, ob Papier-Original-Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe) nach der Digitalisierung vernichtet werden können.

Hierzu gibt es jetzt eine Muster – „Verfahrensdokumentation“, gemeinsam erarbeitet von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband, die als Grundlage zum rechtssicheren Ablauf des papierlosen Arbeitens gelten kann. Eine solche Verfahrens-Dokumentation sollte von Unternehmen, die vollständig „ersetzend scannen“ möchten, ausgearbeitet und zum rechtssicheren Nachweis des ordnungsgemäßen Ablaufs zu den Akten genommen werden. Auch das Bundesministerium für Finanzen führt im Schreiben vom 14.11.2014 zum Thema „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ unter TZ  151 aus: „…muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind…“.

Ich finde diese Entwicklung gut und werde meine Mandanten auf diesem Weg der zukunftssicheren Technik begleiten.

Trotzdem sind auf dem Weg zum komplett papierlosen Archiv und Buchführung noch Detailsprobleme zu lösen.

So kann es durchaus sein, dass aus technischen Gründen die digitale Kopie eines Papierbelegs vom ursprünglichen Original abweicht. Hierzu ist die Geschichte der Xerox Scanner im Jahr 2013 ein interessantes Beispiel (Vortag Dezember 2014). Die Kernfrage hierbei ist: Wie ist ein Digitaler Beleg zu behandeln, wenn dieser vom Original abweicht?

Wenn die Original-Papiere vernichtet wurden, wird ein Finanzamts-Prüfer im Zweifel von falschen Daten ausgehen und zu hohe Steuern festsetzen. Die Geltendmachung von Schadensersatz gegen einen Hersteller von Hard- bzw. Software, der dieses Problem durch falsche Digitalkopien verursacht hat, dürfte nur sehr schwer durchzusetzen sein.

Daher meine Empfehlung hierzu: Digitalisieren Sie alle Unterlagen, soweit es geht und nutzen Sie alle Möglichkeiten der neuen Technik. Langfristig werden die Vorteile überwiegen.

Aber: Vernichten Sie die Original-Belege bis auf weiteres noch nicht. Bis diese Fragen zur Abweichung von Digitalkopien vom Original geklärt sind, sollten die Originale (zumindest grob sortiert) aufbewahrt werden. Dann können Sie im Zweifel dem Finanzamt Papier vorlegen, beim Scanner-Hersteller Fehler nachweisen und ggf. entstandenen Schaden geltend machen.

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Mindestlohn – Dokumentationspflichten ab 01/2015

Der Mindestlohn kommt!

Ab 1. Januar 2015 gilt ein gesetzlicher Mindestlohn in Höhe von 8,50 Euro brutto pro Zeitstunde; er gilt deutschlandweit für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmern den Mindestlohn zu zahlen. Ausnahmen gibt es in den Branchen, in denen die Tarifpartner bereits einen allgemeinverbindlichen Mindestlohn vereinbart haben, wie nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AentG), nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) oder nach dem Tarifvertragsgesetz. In diesen Branchen sind vorerst niedrigere Mindestlöhne möglich. Wenn dies bei Ihren Mandanten der Fall ist, so muss spätestens ab Januar 2018 der dann geltende Mindestlohn gezahlt werden.

Insbesondere bei der Beschäftigung von Minijobbern Sorgfalt geboten ist. Denn mit der Einführung des Mindestlohns können Minijobber nur noch regelmäßig maximal 52,9 Stunden (bisher: 60 Stunden) monatlich arbeiten, um nicht in die Sozialversicherungspflicht zu rutschen.

Gemäß § 17 des Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns haben die Arbeitgeber neue und umfangreiche Verpflichtungen zum „Erstellen und Bereithalten von Dokumenten“.

Es sind für Minijobber, kurzfristig Beschäftigte und Arbeitnehmer in bestimmten Wirtschaftsbereichen (nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes)

  • der Beginn,
  • das Ende und
  • die Dauerder täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.
    Diese Dokumentation ist für mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Sofern Sie tiefer in dieses Thema einsteigen möchten können Sie sich an dieser Checkliste orientieren: Checkliste zum gesetzlichen Mindestlohn ab 01.01.2015.

Wenn Sie nur effizient die neuen Dokumentationspflichten erfüllen möchten, bieten wir Ihnen folgende Excel-Tabellen zu Arbeitszeit-Dokumentation zur Verfügung:

Version 1: Elektronisch ausfüllbar – Makros müssen aktiviert sein.
Das Feld aufgezeichnet am wird automatisch mit dem jeweiligen Datum gefüllt, sobald die entsprechende Zeile bearbeitet wird. Makros müssen aktiviert sein. Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der dritten Registerkarte.
Download (Führt zum Mandantenbereich von diegel.biz, das Passwort ist allen Mandanten bekannt.

Version 2: Elektronisch ausfüllbar -Makros müssen nicht aktiviert sein.
Das Feld aufgezeichnet am wird nicht automatisch mit dem jeweiligen Datum gefüllt, sobald die entsprechende Zeile bearbeitet wird.
Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der dritten Registerkarte.
Download (Führt zum Mandantenbereich von diegel.biz, das Passwort ist allen Mandanten bekannt.

Version 3: Auszufüllen auf Papier
Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der dritten Registerkarte.
Download (Führt zum Mandantenbereich von diegel.biz, das Passwort ist allen Mandanten bekannt.

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Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers in der Unternehmenskrise

I. Überblick

Der GmbH-Geschäftsführer ist gesetzlicher Vertreter der GmbH und vertritt diese gegenüber den Gesellschaftern und Dritten (z. B. Kunden, Lieferanten oder Finanzamt und Sozialversicherungsträgern) gerichtlich und außergerichtlich. Dabei muss er die Geschäfte der Gesellschaft immer mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns ausführen. Dies gilt vor allem in der Unternehmenskrise. Aber auch bei den ersten Anzeichen für eine mögliche Krise, wie Liquiditätsengpässen, muss der Geschäftsführer sofort reagieren.

Verletzt er seine Pflichten, riskiert er, von der Gesellschaft und den Gesellschaftern für entstandene Schäden in Regress genommen zu werden. Aber auch Dritte, wie Sozialversicherungsträger und das Finanzamt, können den Geschäftsführer in die persönliche Haftung nehmen. Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs und der Oberlandesgerichte zeigt, dass der GmbH-Geschäftsführer seine Pflichten im Zusammenhang mit einer Krise bzw. Insolvenz nicht auf die leichte Schulter nehmen darf. Auch aus dem GmbH-Gesetz und der Insolvenzordnung ergeben sich zahlreiche Pflichten des Geschäftsführers.

Einer Insolvenz geht regelmäßig eine Krise der GmbH voraus. Im Einzelfall kann schon der unerwartete Ausfall einer hohen Forderung das Ende der GmbH bedeuten. Die Krise bezeichnet den Zeitraum vor einem Insolvenzverfahren, wenn z. B. Zahlungsunfähigkeit droht. Typische Anzeichen für eine Krise sind u. a.:

  • Es werden vermehrt Lieferantenkredite in Anspruch genommen.
  • Kontokorrente sind umfassend „ausgeschöpft“.
  • Mahnungen von Gläubigern häufen sich.
  • Ein Großkunde fällt wegen eigener Insolvenz weg (Forderungsausfall).
  • Kunden wechseln zur Konkurrenz.
  • Eintritt neuer Gesellschafter, Änderung des Firmensitzes, Rückforderung von Gesellschafterdarlehen;
  • Änderung der Produktionspalette;
  • Kurzarbeit, Mitarbeiter kündigen.

Die rechtliche Krise beginnt bei der GmbH mit der formellen Unterkapitalisierung und/oder bei mangelnder Kreditwürdigkeit. In diesen Fällen erhöht sich das zivil- und strafrechtliche Haftungsrisiko des GmbH-Geschäftsführers enorm.

Jeder GmbH-Geschäftsführer muss folglich wissen, welchen Haftungsrisiken er persönlich ausgesetzt ist, und welche Möglichkeiten es gibt, die Insolvenz und damit die eigene Inanspruchnahme von Gläubigern usw. zu vermeiden.

Die Ausführungen in diesem Mandanten-Merkblatt betreffen sowohl den nicht an der GmbH beteiligten Geschäftsführer (sog. Fremdgeschäftsführer) als auch den Gesellschafter einer GmbH, der Geschäftsführer innerhalb dieser GmbH ist (sog. Gesellschafter-Geschäftsführer). Ferner betreffen die nachfolgenden Regeln auch Geschäftsführer einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), d. h. einer GmbH, die mit weniger als 25.000 € Stammkapital gegründet wird. Weiterlesen

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Kosten für Winterdienst und Hauswasseranschluss

Die Kosten für einen Winterdienst stellen eine steuerlich begünstigte haushaltsnahe Dienstleistung dar, für die eine Steuerermäßigung von 20 % (max. 4.000 €), gewährt wird. Dies gilt auch, wenn der Winterdienst auf dem öffentlichen Gehweg vor dem Haus des Steuerpflichtigen erledigt wird.

Hintergrund: Für haushaltsnahe Dienstleistungen im Haushalt des Steuerpflichtigen wird eine Steuerermäßigung von 20 % auf den Rechnungsbetrag gewährt. Zu den haushaltsnahen Dienstleistungen zählen hauswirtschaftliche Arbeiten, die üblicherweise durch die Haushaltsmitglieder erledigt werden, z. B. die Reinigung der Wohnung.

Sachverhalt: Ein Hausbesitzer zahlte an einen Winterdienst ca. 140 €, damit dieser die Schneeräumung auf dem öffentlichen Gehweg vor dem selbst genutzten Haus übernimmt. Das Finanzamt verweigerte den Abzug der Kosten als haushaltsnahe Dienstleistung, weil der Gehweg nicht zum Haushalt des Hausbesitzers gehöre. Weiterlesen

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Kirchensteuer auf Abgeltungsteuer – Erleichterungen für Kapitalgesellschaften

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat seine Fragen-Antworten-Kataloge zur Neuregelung des Kirchensteuerabzugsverfahrens ergänzt und eine weitere wichtige Ausnahme für betroffene Kapitalgesellschaften geschaffen.

Hintergrund: Ab dem 1. 1. 2015 sind Kapitalertragsteuerabzugsverpflichtete (dies sind neben Banken, Kreditinstituten und Versicherungen auch Kapitalgesellschaften, die Ausschüttungen an ihre Gesellschafter leisten) verpflichtet, die Kirchensteuerpflicht der Empfänger der Kapitalerträge zu ermitteln und in einem automationsunterstützten Verfahren Kirchensteuer auf Abgeltungsteuer einzubehalten und an die steuererhebenden Religionsgemeinschaften abzuführen. Dafür müssen sie jährlich im Zeitraum vom 1. 9. bis 31. 10. – erstmalig im Jahr 2014 – das Kirchensteuerabzugsmerkmal (KiStAM) für jeden ihrer Gesellschafter elektronisch beim BZSt abfragen (sog. Regelabfrage). Weiterlesen

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