Änderungen 01/2017

Mit dem neuen Jahr gibt es einige Änderungen bei der Lohnabrechnung sowie zu Steuern.

  • Der Mindestlohn steigt, damit sinkt die mögliche Arbeitszeit für Minijobber pro Monat. Ich bitte zu beachten: Die Erhöhung des Mindestlohns gilt auch für 450-Euro-Minijobber und nach der Anpassung des Mindestlohns auf 8,84 Euro erreichen Minijobber schon nach 50 Stunden und 54 Minuten die zulässigen 450 Euro im Monat. Arbeitgeber von Minijobbern, die die monatliche Verdienstgrenze von 450 Euro ausreizen, sollten daher bestehende Beschäftigungen zum 1. Januar 2017 neu beurteilen. Wird die Arbeitszeit nicht angepasst, kann die Erhöhung des Stundenlohns zu einer Überschreitung der jährlichen Entgeltgrenze von 5.400 Euro führen. Hierzu gibt es bei der Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft weitergehende Informationen.
  • Weiterhin gibt es Änderungen zu Steuerfreibeträgen (Anhebung der Grund- und Kinderfreibeträge, Kindergeld u.a.), Unternehmensfinanzierung sowie zu Elektronischen Auszeichnungssystemen (z.B. elektronische Registrierkassen). Hierzu bietet das Bundesfinanzministerium hier weitergehende Informationen.
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Kassenführung bei Nutzung einer „offenen Ladenkasse“

1.I. Funktionsweise

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Der Unternehmer nutzt dabei als Behältnisse für das Bargeld z. B.

  • Schubladen in der Ladentheke,

  • herkömmliche Geldkassetten,

  • Zigarrenkisten oder

  • sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons und Schachteln.

2.II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen.

Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist das Wort „sollen“ nach Auffassung der Finanzverwaltung als „muss“ zu verstehen. Weiterlesen

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Schlechte Nachrichten zur Arbeitsecke

In einem jetzt – am 27.01.2016 – veröffentlichten Urteil hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Arbeitsecken in privat mitgenutzten Räumen nicht steuerlich abgesetzt werden können.
Die auf der Internetseite des BFH veröffentlichte Pressemitteilung besagt, dass für das Thema „Häusliches Arbeitszimmer: Kein Abzug bei gemischt genutzten Räumen“ möglich ist.  Damit geht das Gericht einen anderen Weg als im Bereich der gemischten Reisen (wenn bspw. ein Seminar oder Kongress steuerlich anzuerkennen ist, eine daran anschließende Urlaubsreise jedoch nicht). Damit werden die Steuerabzugsmöglichkeiten für Menschen mit kleinen Wohnungen oder Personen in Ausbildung ohne eigenes, steuerlich anzuerkennendes abgeschlossenes Arbeitszimmer eingeschränkt.

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Häusliches Arbeitszimmer: Abzugsfähigkeit und Gestaltungsmöglichkeit

Bis einschließlich 1995 konnte jeder die Aufwendungen für „sein“ häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Wichtig war nur, dass der Raum vom übrigen Wohnbereich getrennt und die private Mitnutzung von untergeordneter Bedeutung war. Seitdem dürfen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer – einheitlich für alle Einkunftsarten einschließlich Sonderausgabenbereich – grundsätzlich nicht mehr geltend gemacht werden. Davon gibt es jedoch zwei Ausnahmen:

Ein Abzug der Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 € ist möglich, wenn Ihnen und/oder den mit Ihnen im Haushalt lebenden Angehörigen für die Tätigkeit/en kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hierbei handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag, sondern um einen Höchstbetrag, der insgesamt nur einmal in Anspruch genommen werden kann.

Die tatsächlichen Kosten ohne Beschränkung können abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

I. Überblick

1. Zugehörigkeit zum Wohnbereich

Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist gesetzlich nicht definiert. Aus der ständigen Rechtsprechung ergibt sich, dass es sich um einen zur Wohnung gehörenden Raum handeln muss, der jedoch vom übrigen Wohnbereich abgetrennt sein muss. Dabei kann es sich auch um Räume im Keller, im Dachgeschoss, im Gartenhaus oder im Garagenanbau handeln.

Nach Lage, Funktion und Ausstattung muss der Raum in Ihre häusliche Sphäre eingebunden sein. Er muss vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer bzw. organisatorischer Arbeiten dienen.

Entspricht ein Raum aufgrund von Ausstattung und Funktion nicht einem Büro, handelt es sich im Allgemeinen nicht um ein häusliches Arbeitszimmer, auch wenn er nach seiner Lage mit Ihren Wohnräumen verbunden und damit in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist.

2. Nutzungsumfang

Aufwendungen für das Wohnen gehören zu den Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht abgezogen werden können. Sie können die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer daher nur geltend machen, wenn der Raum nahezu ausschließlich betrieblich, beruflich oder zu Ausbildungszwecken, und damit eben nicht zu Wohnzwecken genutzt wird. Das gilt auch, wenn es sich um mehrere Räume handelt oder wenn mehrere Personen sich die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers teilen. Eine Mitnutzung zu privaten Zwecken bis zu 10 % hält die Finanzverwaltung für unschädlich. Weiterlesen

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Ersetzendes Scannen – Stand Januar 2015

Im Rahmen der neuen Techniken zur online-gestützten „digital-papierlosen“ Buchführung stellt sich für den Praktiker die Frage, ob Papier-Original-Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe) nach der Digitalisierung vernichtet werden können.

Hierzu gibt es jetzt eine Muster – „Verfahrensdokumentation“, gemeinsam erarbeitet von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband, die als Grundlage zum rechtssicheren Ablauf des papierlosen Arbeitens gelten kann. Eine solche Verfahrens-Dokumentation sollte von Unternehmen, die vollständig „ersetzend scannen“ möchten, ausgearbeitet und zum rechtssicheren Nachweis des ordnungsgemäßen Ablaufs zu den Akten genommen werden. Auch das Bundesministerium für Finanzen führt im Schreiben vom 14.11.2014 zum Thema „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ unter TZ  151 aus: „…muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind…“.

Ich finde diese Entwicklung gut und werde meine Mandanten auf diesem Weg der zukunftssicheren Technik begleiten.

Trotzdem sind auf dem Weg zum komplett papierlosen Archiv und Buchführung noch Detailsprobleme zu lösen.

So kann es durchaus sein, dass aus technischen Gründen die digitale Kopie eines Papierbelegs vom ursprünglichen Original abweicht. Hierzu ist die Geschichte der Xerox Scanner im Jahr 2013 ein interessantes Beispiel (Vortag Dezember 2014). Die Kernfrage hierbei ist: Wie ist ein Digitaler Beleg zu behandeln, wenn dieser vom Original abweicht?

Wenn die Original-Papiere vernichtet wurden, wird ein Finanzamts-Prüfer im Zweifel von falschen Daten ausgehen und zu hohe Steuern festsetzen. Die Geltendmachung von Schadensersatz gegen einen Hersteller von Hard- bzw. Software, der dieses Problem durch falsche Digitalkopien verursacht hat, dürfte nur sehr schwer durchzusetzen sein.

Daher meine Empfehlung hierzu: Digitalisieren Sie alle Unterlagen, soweit es geht und nutzen Sie alle Möglichkeiten der neuen Technik. Langfristig werden die Vorteile überwiegen.

Aber: Vernichten Sie die Original-Belege bis auf weiteres noch nicht. Bis diese Fragen zur Abweichung von Digitalkopien vom Original geklärt sind, sollten die Originale (zumindest grob sortiert) aufbewahrt werden. Dann können Sie im Zweifel dem Finanzamt Papier vorlegen, beim Scanner-Hersteller Fehler nachweisen und ggf. entstandenen Schaden geltend machen.

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