Ersetzendes Scannen – Stand Januar 2015

Im Rahmen der neuen Techniken zur online-gestützten „digital-papierlosen“ Buchführung stellt sich für den Praktiker die Frage, ob Papier-Original-Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe) nach der Digitalisierung vernichtet werden können.

Hierzu gibt es jetzt eine Muster – „Verfahrensdokumentation“, gemeinsam erarbeitet von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband, die als Grundlage zum rechtssicheren Ablauf des papierlosen Arbeitens gelten kann. Eine solche Verfahrens-Dokumentation sollte von Unternehmen, die vollständig „ersetzend scannen“ möchten, ausgearbeitet und zum rechtssicheren Nachweis des ordnungsgemäßen Ablaufs zu den Akten genommen werden. Auch das Bundesministerium für Finanzen führt im Schreiben vom 14.11.2014 zum Thema „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ unter TZ  151 aus: „…muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind…“.

Ich finde diese Entwicklung gut und werde meine Mandanten auf diesem Weg der zukunftssicheren Technik begleiten.

Trotzdem sind auf dem Weg zum komplett papierlosen Archiv und Buchführung noch Detailsprobleme zu lösen.

So kann es durchaus sein, dass aus technischen Gründen die digitale Kopie eines Papierbelegs vom ursprünglichen Original abweicht. Hierzu ist die Geschichte der Xerox Scanner im Jahr 2013 ein interessantes Beispiel (Vortag Dezember 2014). Die Kernfrage hierbei ist: Wie ist ein Digitaler Beleg zu behandeln, wenn dieser vom Original abweicht?

Wenn die Original-Papiere vernichtet wurden, wird ein Finanzamts-Prüfer im Zweifel von falschen Daten ausgehen und zu hohe Steuern festsetzen. Die Geltendmachung von Schadensersatz gegen einen Hersteller von Hard- bzw. Software, der dieses Problem durch falsche Digitalkopien verursacht hat, dürfte nur sehr schwer durchzusetzen sein.

Daher meine Empfehlung hierzu: Digitalisieren Sie alle Unterlagen, soweit es geht und nutzen Sie alle Möglichkeiten der neuen Technik. Langfristig werden die Vorteile überwiegen.

Aber: Vernichten Sie die Original-Belege bis auf weiteres noch nicht. Bis diese Fragen zur Abweichung von Digitalkopien vom Original geklärt sind, sollten die Originale (zumindest grob sortiert) aufbewahrt werden. Dann können Sie im Zweifel dem Finanzamt Papier vorlegen, beim Scanner-Hersteller Fehler nachweisen und ggf. entstandenen Schaden geltend machen.

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